Dans les coulisses de l'Arpet :

La commission Voyages et Culture...

Aujourd'hui, à travers cette nouvelle rubrique, nous découvrons dans les coulisses de l'Arpet, la commission Voyages et Culture. C'est elle qui crée et organise les voyages et les sorties tout au long de l'année, pour le plaisir de nos Arpétiens. Pour nous en parler, les responsables : Evelyne Corman ( EC) et Martine Delbaer ( MD). 

Début 2024, Martine D., (à gauche sur la photo) et Évelyne C. (à droite) ont pris le relais de Josiane L. (au centre) qui assurait la responsabilité de la commission Voyages et Culture, depuis de nombreuses années.

Quel est le rôle de cette commission ? 

EC : 11 bénévoles composent cette commission qui est là pour soumettre des projets de voyage ou de sortie, en direction des Arpétiens. Cela répond à la demande, d'une part des personnes seules pour qui c'est un lien important, mais également aux couples qui y trouvent satisfaction.  

MD : l'organisation des voyages et des sorties est assurée par des binômes ( composés de 2 membres de la commission) qui portent le projet du début à la fin.  

Une partie de l'équipe au travail ! les réunions durent parfois plus de 3 heures !

Mylène, Maryvonne, Martine A, Évelyne, Cécile, Micheline, Jocelyne et Stéphane.

Comment décide-t-on des projets retenus ?  

EC : lors de réunions régulières, les projets sont présentés par les binômes.  

Certains projets peuvent être refusés par rapport au prix proposé. Si le prix est trop élevé les adhérents "sanctionnent" en ne s'inscrivant pas, ce sont eux qui décident en finalité. Donc il n'est pas souhaitable d'aller vers un refus d'office. 

 MD : par exemple, un projet en Corse a été écarté compte tenu du tarif élevé. 

 EC : les projets sont ensuite soumis au Conseil d'Administration de l'Arpet.  

En effet,  il y a quelquefois des fonds à engager pour les acomptes et ceux-ci sont parfois importants pour une réservation 1 an à l'avance.   

MD : nous veillons à diversifier les projets, à chercher des destinations abordables, dans le but de contenter tout le monde.

Combien de temps s'écoule entre l'idée et la réalisation d'un voyage ? 

MD : Pour 2025 le planning est déjà bouclé !

EC : nous y travaillons depuis le début de l'année…  (notre entretien a eu lieu en août 2024)

MD : les organismes que nous consultons nous disent parfois que pour les groupes, les délais sont trop courts. C'est pour cela que nous devons nous y prendre longtemps à l'avance, notamment pour les séjours.  

EC : par exemple, pour les vols, nous sommes obligés de réserver plus d'un an à l'avance. C'est la difficulté d’un séjour en groupe où parfois il est compliqué pour les adhérents de se projeter aussi loin dans le temps.. 

 Quel est ensuite le travail d'organisation ?  

MD : suite à des recherches sur les forums et des échanges avec les voyagistes, les offices de tourisme, les autocaristes, nous faisons des choix.  

EC : nous comparons les devis, un autocariste qui propose tout est en général un peu plus cher. C'est donc toujours à étudier. C'est un travail important. Nous maintenons  le lien avec le commercial, nous négocions  pour faire baisser les tarifs.  

MD : ensuite, il y a les circulaires à rédiger pour proposer les sorties aux adhérents, elles sont envoyées au secrétariat pour mise en forme et édition.  

EC : après la diffusion des circulaires, nous recevons les inscriptions, mais aussi les appels téléphoniques pour donner des précisions…, même si parfois elles sont notées dans la circulaire (rires !!!).

Il faut enregistrer les chèques reçus, faire un tableau pour la trésorière, chargée des encaissements…. 

Que se passe-t-il s'il y a trop d'inscrits ?  

EC : il y a alors un tirage au sort, ce que nous détestons. Certains seront pris, les autres sur liste d'attente, et qui pourront être repêchés en cas de désistement.

MD : nous détestons vraiment, cela fait toujours des insatisfaits. Compte tenu du nombre des sorties et voyages proposés, les adhérents peuvent néanmoins se tourner vers les autres projets.   

EC : il faut aussi gérer les annulations et les dossiers d'indemnisation auprès de l'assurance, ce qui demande beaucoup d'administratif. 

Et l'administratif c'est sérieux ... Micheline, Jocelyne, Maryvonne, Anne et Martine A.

Votre travail se termine alors ? 

MD : ah non ! D'abord, nous restons toujours en contact avec le voyagiste, puis pour les séjours nous faisons la répartition des chambres, car souvent ce sont des chambres doubles, il faut donc faire des duos qui plaisent ! 

EC : un autre travail, c'est le suivi bagages pour les personnes à mobilité réduite. Ensuite, avant de partir, il y a la réunion d'information pour tous les partants, il faut trouver une salle, nous y donnons les informations de dernières minutes, nous réglons des détails comme la distribution des rubans de couleur sur les bagages..., il y a plein de choses à penser. Les participants aiment bien se rencontrer et le groupe commence déjà à se constituer. 

MD : ensuite pendant le voyage, il faut qu'on soit là tout de même ! (rires !!!) 

EC : nous nous assurons que chacun est bien installé dans sa chambre, nous rectifions si besoin, auprès de l'établissement 

MD : et quand nous partons en groupe, nous sommes toujours en train de compter les participants ! 

EC : dans les voyages, il y a parfois des difficultés de santé, qu'il faut accompagner.  

C'est une responsabilité, de A à Z, ce ne sont  pas tout à fait des vacances, même quand tout va bien. 

MD : Nous sommes toujours un peu stressées pendant le voyage, mais nous essayons de nous détendre. Ensuite il y a encore le retour ; en train il faut faire attention. Heureusement les Arpétiens sont en général toujours à l'heure. Mais nous devons gérer jusqu'au bout. 

Il y a ensuite la réunion d'équipe avec un bilan, la rédaction pour le blog, et une réunion avec les participants pour les échanges de photos, les commentaires... 

De nombreux échanges au cours de ces réunions...

Cela représente un gros travail, vous le vivez comment ? 

EC : nous ne comptons pas notre nombre d'heures… ça s'étale sur pratiquement un an. C'est pourquoi nous apprécions les avancées d'organisation comme les listes en informatique. 

Il y a parfois de la pression, c'est un peu angoissant, mais il y a l'adrénaline et quand nous rentrons et que nous avons des messages presque d'amour de chaque personne, franchement,  waouh ! 

MD : les gens sont vraiment sympas, c'est pour cela que nous continuons 

Cela représente combien de voyages ou sorties sur un an ? 

EC : attends, je sors mon fichier, pour 2024 par exemple ça fait entre 30 et 40 propositions  

Pour terminer cet entretien, vous pourriez résumer votre travail en 3 mots ? 

EC + MD : Bien sûr : investissement, responsabilité, convivialité, enthousiasme, partage… 

 MD : Voilà, ça fait trois mots ? 

Merci à Martine et Évelyne pour ce moment de partage sur la Commission Voyages et Culture. 

A travers ce reportage, la Commission Communication a voulu vous faire découvrir ce que vous ne voyez pas, l'envers du décor.

D'autres " travailleurs " de l'ombre œuvrent activement au sein de l'association et feront l'objet de prochains articles : "Dans les coulisses de l' Arpet".

Alors, à bientôt.

Faites nous part de vos commentaires dans la rubrique dédiée à cet effet sous l'article.

Reportage : Dominique F. et Christophe H.

Photos : Anne D.